Masz gigantyczną listę rzeczy do zrobienia i nie wiesz, za co wziąć się w pierwszej kolejności?
Martwisz się wszystkimi zadaniami, które musisz wykonać w określonym czasie?
Towarzyszy Ci nieustanne rozproszenie, w którym przeskakujesz od zadania do zadania, nie kończąc praktycznie żadnego?
Pod koniec dnia miewasz poczucie, że tak naprawdę z Twojej wielkiej listy zadań do zrobienia, nic nie ruszyło do przodu?
Jeśli chociaż połowa z tych stwierdzeń dotyczy Ciebie czas na przeorganizowanie własnych metod codziennej pracy.
Blokowanie czasu – metoda efektywnej pracy
Blokowanie czasu to nic innego jak poprawne planowanie wszystkich Twoich zadań w określonych przedziałach czasowych. To niezwykle prosty sposób na przeniesienie Twoich tygodniowych harmonogramów na zdecydowanie wyższy poziom realizacji.
Przy pracy z metodą blokowania czasu, dzielisz dzień na bloki i przydzielasz jedno zadanie do każdego bloku czasu. Następnie skupiasz się tylko i wyłącznie na tym zadaniu przez cały przydzielony do niego czas. Przechodzisz do następnego zadania, tylko wtedy, gdy przyjdzie na niego czas, zgodny z Twoimi wcześniejszymi ustaleniami.
Korzyści płynące z systemu blokowania czasu
- Większe skupienie i koncentracja na zadaniu
- Precyzyjne określenie własnych zasobów czasowych do realizacji działań
- Ograniczenie listy rzeczy do zrobienia do dostępnego czasu
- Szybsza realizacja wyznaczonych celów
- Kontrola długości i ilości pracy przy danym zagadnieniu
- Brak pomijania mniejszych zadań
- Zwiększone umiejętności ustalania priorytetów
- Bezstresowy i uporządkowany styl pracy
- Unikanie wielozadaniowości
- Brak większych zaległości
- Umiejętność zorganizowania dodatkowego czasu na niespodziewane projekty/wydarzenia
- Więcej miejsca na różnorodność i równowagę w ciągu dnia
- Zwiększone poczucie własnej efektywności
Jak rozpocząć pracę z metodą blokowania czasu?
Choć blokowanie czasu wydaje się mało skomplikowanym procesem, by zadziałało efektywnie, warto się do niego właściwie przygotować.
Burza mózgów
Zacznij od burzy mózgów i spisania na kartce wszystkich rzeczy, które musisz zrobić i które chcesz zrobić. Przyjrzyj się wszystkim swoim priorytetom w każdej dziedzinie swojego życia. Pomyśl o wszystkich różnych rolach, jakie pełnisz w życiu. Uwzględnij zadania związane nie tylko z pracą, ale też te, które wiążą się z życiem rodzinnym, czy przestrzenią, w której się na co dzień poruszasz. Nie zapomnij oczywiście pomyśleć o sobie i swoich potrzebach.
Zakres dat planowania
Ustal przedział czasowy, w jakim będziesz blokować swój czas. Jeśli masz gigantyczną, pękającą w szwach listę zadań i planów, skup się na harmonogramie tygodniowym. Jeśli Twoje zadania są mniej wymagające lub jest ich w danym okresie zwyczajnie mniej, zdecyduj się na blokowanie miesięczne. Opracowanie długości przedziału, w którym chcesz zaplanować blokowanie czasu, pozwoli Ci uzyskać precyzyjny podgląd całości. Ustal również, o której godzinie zaczynasz i o której kończysz swój dzień. Pamiętaj, by nie zarywać nocy, nawet jeśli Twoja lista zadań jest nieskończona. Nic tak nie rujnuje Twojej efektywności działania, jak niewystarczająca liczba godzin snu.
Deadliny i czas przewidziany na wykonanie
Jeśli już wiesz, co chcesz zrobić i jaki masz do dyspozycji przedział czasu, by to zrobić ustal, kiedy dokładnie będziesz to robić.
Do każdego zadania z listy powstałej przy wcześniejszej burzy mózgów, dopisz planowany czas, jaki zajmie Ci wykonanie zadania i deadline, jaki masz na jego zrealizowanie.
Pamiętaj, by z listy wybrać tylko rzeczy do zrobienia w przeciągu najbliższego tygodnia. Jeśli na Twojej liście znajdują się plany, które rozciągnięte są w dłuższej perspektywie czasu, jak np. nauka nowych umiejętności, czy realizacja większego projektu podziel zadanie na etapy, które będziesz sukcesywnie realizować w zaplanowanych blokach czasu.
Plan tygodniowy
Wypełnij swój plan tygodniowy. Możesz skorzystać z poniższego wzorca. Kliknij tutaj, by pobrać plik do samodzielnego wydruku.
Priorytetyzacja zadań
Spójrz na ustalone wydarzenia w swoim tygodniowym planie. Zastanów się, które z nich są dla Ciebie najważniejsze. Wyznaczaj priorytety! Nie zaczynaj od rzeczy małych i nieistotnych, idąc po linii najmniejszego oporu. Ustal to, co faktycznie jest dla Ciebie ważne, a nie tylko sprawia takie wrażenie. Nie marnuj swojego czasu i energii na rzeczy mało istotne.
Jeśli zmagasz się z zadaniem, które nieustannie odkładasz, pomimo jego ważności zastosuj technikę ?zjadania żaby?. Przeczytaj: Zjedz tę żabę! Metoda zwiększania produktywności
Plan dzienny i blokowanie czasu
Skorzystaj z tygodniowego planu, aby przygotować plan na każdy dzień. Zacznij od wypełniania już ustalonych wydarzeń, jak np. zaplanowane spotkania, zajęcia, w których uczestniczysz regularnie, wizyty u lekarza czy wypady do kina. Wypełnij pola elementami na liście. Następnie ponownie zerknij na listę działań i zapisz je w miejscach pozostawionych w planie. Pamiętaj, aby pomyśleć o tym, która aktywność najlepiej Ci odpowiada w różnych porach dnia lub tygodnia.
Ustal długość bloków, w których chcesz wykonać dane zadanie. Najlepiej jeśli będą równomierne i uwzględniające kilkuminutowe przerwy. Skorzystaj z metody Pomodoro
Zaplanuj wszystko, co musisz zrobić w danym dniu. Rozpisz dokładnie, jak zamierzasz spędzić każdą godzinę dnia.
Pozostaw sobie czas na ?nic nierobienie? lub zyskaj trochę czasu na nieoczekiwane połączenia telefoniczne, lub przerwy w łazience / przekąski. Podobnie jak w przypadku każdej listy rzeczy do zrobienia, bądź realistą.
Pobierz przykładowy wzór harmonogramu z dziennym blokowaniem czasu.
Podsumowanie efektywności
Pod koniec każdego tygodnia spójrz wstecz i sprawdź, czy musisz wprowadzić jakieś poprawki względem następnego tygodnia. Może lepiej byłoby, zamienić wykonywanie kilku zadań, na inną porę dnia? Może czas potrzebny na działanie przy danej aktywności został źle oszacowany? Coś robisz krócej, coś robisz szybciej?
Do tak skrupulatnego i dokładnego, co do godziny planowania dnia możesz podchodzić nieco sceptycznie. Warto jednak przetestować na sobie każdą metodę, która może podnieść Twoją efektywność i zbliżyć Cię do realizacji większych celów. Spróbuj powyższego schematu, choć przez jeden tydzień. Może akurat tego typu precyzyjny harmonogram, właśnie na Ciebie idealnie zadziała.
Wytrwałości!